Tips para dar un feedback efectivo y constructivo

Siempre que alguien está pensando en darle una devolución a otra persona, me gusta recordar que cada un@ habla desde su contexto personal, es decir, desde su marco mental, desde sus creencias, su trayectoria y experiencia, desde sus emociones y necesidades, por lo que todos hablamos desde lugares diferentes. Y es por eso que insisto -casi hasta el cansancio, ¡lo admito!- con uno de los principios más populares del coaching: “un@ dice lo que dice y el otr@ escucha lo que escucha”. Y a la hora de dar feedback esto entra en juego.

Entonces, lo primero que debés hacer antes de dar una retroalimentación es auto-escanearte o chequearte: ¿cuáles son mis conversaciones internas acerca de esta persona o situación?, ¿qué es lo que yo creo respecto de la persona a la que le voy a dar el feedback?, ¿qué es lo que creo de su trabajo y de cómo se desempeña? Es dispers@, es impuntual, está desmotivad@, podrían ser algunas de las creencias a detectar.

El siguiente paso es preguntarte: todo esto que creo, ¿está validado?, ¿es así?, ¿tengo hechos/pruebas que sostienen esto?, ¿siempre fue así o pasó una sola vez? Buscá datos concretos y permitite poner en duda esas creencias. A veces, cuando hacemos este ejercicio, logramos desacreditarlas. Es muy común que la emoción reinante sea, por ejemplo, el fastidio porque creo que “Pedro es impuntual”, porque esas fueron tus experiencias más recientes con él; pero cuando ponés en duda eso con hechos, descubrís que, en realidad, durante el último mes fue impuntual, ya que hasta ese momento siempre cumplió con su horario. En casos así, es recomendable entonces indagar en los motivos que llevaron a Pedro a tener esa conducta durante el último mes. Tal vez le esté pasando algo -que puede tener que ver o no con el trabajo- en lo que puedas ayudarlo.

Otras creencias a la que tenés que estar atent@ antes de entrar a una reunión de feedback son esas que se refieren a vos: “ya sé que me voy a poner nervios@”, “me voy a enojar”, “no voy a poder hablar”, ¿te suenan?. Todos estos enunciados forman parte del universo de nuestras creencias, por lo que te recomiendo que los pongas en duda para validarlos, ratificarlos o rectificarlos y evitar falsas creencias.

Y ¿por qué hago tanto hincapié en nuestras creencias? Porque como también me gusta remarcar, somos cuerpo, emoción y lenguaje, entonces aquello que nos digamos - nuestras conversaciones internas- impactan directamente en nuestras emociones y, por lo tanto, en la manera en la que vamos a actuar a la hora de sentarnos a dar el feedback, pudiendo boicotear nuestro mensaje o dar uno equivocado si lo que decimos no condice con cómo lo decimos. ¿Querés tomarte un tiempo aparte para calmar la mente y las emociones? ¡Adelante! es más que valedero y sumamente aconsejable para aclarar las creencias.

Preparación

Tan importante como poner en dudas nuestras conversaciones internas, es preguntarse el objetivo del feedback: para qué quiero darlo, qué es lo que quiero que pase a partir de este encuentro, qué deseo, qué espero. El feedback, lejos de ser una evaluación, es una instancia de retroalimentación donde una persona le hace una devolución a otra, y por esto tiene dos grandes objetivos: reconocimiento y oportunidad de mejora, pero siempre tiene que ser constructivo

Lo importante de este intercambio es conocer cómo prepararnos previamente:

• Tené en claro el objetivo (para qué quiero darle este feedback).
• Elegí el momento indicado para que no pase demasiado tiempo del hecho del cual querés dar la devolución, ni sea muy pronto, porque puede que no se haya hecho el análisis necesario de la situación.
• Sé específico sobre el tema (al punto).
• Mostrá empatía. Para eso, sé respetuos@ con lo que el otr@ puede pensar y sentir. El poder de las palabras es GIGANTE: qué decimos, qué omitimos, qué palabras elegimos, qué tono usamos, ¡todo comunica! Por eso, al trabajar en nuestras conversaciones podemos mejorar nuestras relaciones. Para conocer cómo empoderar tus conversaciones te comparto un video de mi canal de YouTube donde desarrollo cuatro expresiones para empoderar tus conversaciones..
• En el ámbito laboral, hacé foco en el trabajo, en las conductas de las personas, en los resultados, pero no lo personalices poniendo cualidades que, además, suelen ser creencias (es vago, es irresponsable, es disperso, etc).
• Chequeá creencias. Cuando no lo hacés, podés caer en lo que llamamos error fundamental de atribución, creando un sesgo que juzga resultados y da atributos a las personas.

¡Acción!

¡Ya estás a un paso de darle feedback efectivo a tus equipos! Luego de prepararte y diseñar esta instancia de retroalimentación con todos los tips que ya te di, llega la hora de llevar adelante la devolución. Ya en la conversación, acordate de hacer lo siguiente:

1- Ejercé la escucha activa. Sobre todo en l@s líderes, es importante dar espacio para que el otr@ hable. Hace poco desarrollé este tema tan importante en mi nota 5 claves para tener una comunicación de líder asertiva.

2- Iniciá con foco positivo y cerrar con atributos positivos

3- Mostrá los aspectos positivos y lo que es deseable que modifique o trabaje como oportunidad de mejora y no como una señalización de errores y críticas.

4- Procurá que siempre haya más mensajes positivos que negativos.

5- Prestá atención a la comunicación verbal y a la no verbal para que sean congruentes. ¿Sabías que somos 93% comunicación no verbal? Por eso es importante nuevamente chequear nuestro diálogo interno para gestionarla, ya que no puedo decir que está todo bien y que mi cara no lo demuestre, porque nuestra devolución perderá credibilidad.

6- Tené en cuenta al otro. El que recibe también tiene sus propias conversaciones internas, por eso es importante hacerle saber que un feedback no es una evaluación. Es importante adelantar de qué se trata, si es sobre mejorar ventas, aumentar resultados, para reconocer logros, etc.

Y como supone el feedback, esta es una instancia que relaciona a dos personas, así como hay un@ que da el mensaje, hay otr@ que recibe, que también es necesario que se abra a esta instancia y tenga en cuenta:

- Tomarlo como instancia constructiva.

- Como oportunidad de mejora.

- No ponerse como víctima ni a la defensiva.

- No ponerse en modo negador.

- Siempre estar abiertos a la mejora, aprender a aprehender.

A modo de cierre quiero compartirles un punteo para repasar los sí y los no del feedback para que nos pueda acompañar en cada una de las instancias de ahora en adelante:

Sí

• Presentar como oportunidad de mejora.
• Pedir permiso para dar la devolución.
• Dejar inquietudes y dudas más que sentencias.
• Escuchar argumentos, dar espacio para que valide, o no, la devolución.

No

• No es una instancia de catarsis
• No sentenciar
• Dejar de lado las prácticas destructivas: enjuiciar, acusar, amenazar, criticar.

Dejemos de temerle al feedback. Una devolución respetuosa, concreta, y con objetivos claros puede ser el éxito de un equipo motivado y dispuesto a la mejora continua.